Codice Etico e delle Buone Pratiche ALSA

Per garantire prestazioni lavorative etiche in tutte le sue divisioni, il Gruppo National Express ha elaborato un documento che descrive la Politica antifrode del Gruppo, creata per definire le responsabilità dei manager e dei dipendenti in materia di prevenzione delle frodi ed esecuzione dei controlli per il loro rilevamento. Azioni come il furto della proprietà di una società, la falsificazione o l'alterazione di documenti aziendali, la divulgazione non autorizzata di informazioni riservate devono essere identificati e segnalati tramite i canali appositamente predisposti.

Le informazioni contenute nel presente documento illustrano la Politica antifrode del Gruppo National Express, nonché il Codice Etico e delle Buone Pratiche di ALSA. Quest’ultimo è stato elaborato per adattare la Politica antifrode del Gruppo National Express agli usi e ai costumi del mercato spagnolo e alle normative vigenti, in modo da assicurare l'onestà e la trasparenza nelle azioni di tutte le persone che intrattengano rapporti commerciali con il Gruppo National Express (dipendenti, azionisti, consulenti, venditori, appaltatori, ecc.) e, in particolare, con la Divisione ALSA.

Siamo una società che fornisce un servizio di carattere pubblico, quindi siamo particolarmente obbligati a mantenere il più possibile una buona immagine e reputazione nei confronti di clienti, azionisti e amministrazioni pubbliche.

Come dipendenti ALSA, abbiamo il dovere di agire con integrità e responsabilità in ogni ambito aziendale e di dare un esempio di condotta etica, oltre a continuare a promuovere i valori del Gruppo.

La Direzione ALSA si impegna a contrastare le frodi, non solo per creare un clima di trasparenza nella gestione, ma anche per proteggere i beni del Gruppo e quindi evitare perdite economiche.

Cordiali saluti

Francisco Iglesias Campos

Amministratore delegato ALSA

1. INTRODUZIONE

Il presente Codice costituisce la base del nostro Programma di Etica e delle Buone Pratiche. È stato concepito per aiutarci a mantenere il nostro impegno per l'integrità nel nostro lavoro quotidiano. Ci guida in settori chiave, aiutandoci a svolgere le nostre attività in conformità alla normativa etica del Gruppo NATIONAL EXPRESS ("NEG"), nonché alle normative applicabili.

Lo scopo del presente Codice Etico e delle Buone Pratiche è regolare comportamenti, azioni o eventi che possano costituire violazioni sia delle norme interne della società sia della normativa e dei codici etici che regolano la sua attività.

Il Codice Etico ALSA comprende principi e linee guida per la buona gestione della società, i cui valori guidano le azioni di tutto il personale della Divisione ALSA.

L’obiettivo della Divisione ALSA è fare in modo che tutto il suo personale, nello svolgimento delle proprie attività, agisca in funzione dei più alti standard di condotta ed etica professionale e che rispetti la normativa. 

2. AMBITO DI APPLICAZIONE

Il presente Codice Etico è applicabile a tutte le società, i dirigenti e i dipendenti della Divisione ALSA, indipendentemente dall’area geografica in cui si svolga la loro attività.

Il Codice, quindi, coinvolge tutti i dipendenti, gli esecutivi e i dirigenti di ALSA e delle entità in cui le società ALSA hanno un controllo totale o condiviso. Poiché tendiamo a selezionare fornitori e altri partner che condividano i nostri valori, ci aspettiamo che anche questi acquisiscano familiarità con i principi stabiliti nel Codice.

Limitarsi a rispettare il Codice non è sufficiente. Dobbiamo anche ricordare le nostre responsabilità nei confronti degli altri e delle nostre comunità, nonché di clienti, azionisti, fornitori e altri partner. È obbligo e responsabilità di tutti i dipendenti conoscere il Codice Etico.

3. VIGENZA

Il presente Codice Etico entrerà in vigore il 1° dicembre 2011.

4. COMITATO DI CONFORMITÀ DEL CODICE ETICO

Viene creata la figura del Comitato di conformità del Codice Etico come organo incaricato di promuovere la diffusione, la conoscenza e il rispetto dello stesso, garantendone l’adempimento.

Il Comitato di conformità è costituito dal Servizio di consulenza legale aziendale, dal Servizio orizzontale delle Risorse Umane e dal Servizio orizzontale Economico-Finanziario e dipenderà organicamente e funzionalmente dall’Amministratore delegato di ALSA.

Il direttore del Servizio orizzontale delle Risorse Umane svolgerà le mansioni di direzione e controllo del Comitato di conformità.

Il Comitato di conformità avrà le seguenti funzioni e competenze:

a) Rispondere a tutti i quesiti eventualmente sollevati nell'ambito dell'interpretazione e/o dell'applicazione del presente Codice.

b) Elaborare relazioni sul livello di conformità al presente Codice, nonché sulle non conformità rilevate.

c) Valutare eventuali inadempienze al presente Codice Etico.

5. PRINCIPI ETICI E VALORI ESSENZIALI

Il presente Codice Etico si fonda sui seguenti PRINCIPI ETICI a cui è obbligatorio adempiere nello svolgimento delle proprie prestazioni lavorative:

• Principio di legalità

Il rispetto dell’ordinamento legale è un mandato primario per ALSA in tutti i paesi in cui è presente. Tutti i dipendenti devono rispettare le normative del sistema legale all'interno del quale operano, oltre alle politiche interne applicabili di NEG e ALSA. Il mancato rispetto della legge deve essere evitato in ogni circostanza.

Indipendentemente dalle sanzioni imposte dalla legge, tutti i lavoratori responsabili di un inadempimento saranno soggetti a conseguenze disciplinari per aver violato i propri obblighi come dipendenti.

Ci si aspetta, pertanto, che nei rapporti con clienti, amministrazioni pubbliche, fornitori e altri partner, ognuno agisca nell'interesse di ALSA e in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

• Principio di integrità e professionalità

ALSA promuove l'integrità e la professionalità come elemento guida nei rapporti di lavoro in azienda.

Per professionalità nello svolgimento del lavoro si intende ogni azione diligente, responsabile, efficiente e focalizzata sull’eccellenza, la qualità e l’innovazione.

Per integrità nello svolgimento del lavoro si intende ogni azione leale, in buona fede, obiettiva e allineata agli interessi del Gruppo e/o della Divisione ALSA.

La reputazione di ALSA è determinata, in larga misura, dalle nostre azioni e dal modo in cui ognuno di noi agisce e si comporta. Un comportamento illegale o inappropriato da parte di uno solo dei nostri dipendenti può causare danni considerevoli alla Società. Ogni dipendente deve essere consapevole di mantenere e promuovere la buona reputazione di ALSA nel proprio paese.

I dipendenti ALSA hanno l'obbligo di prendere ogni decisione aziendale nell'interesse di ALSA e non basandosi sui propri interessi personali. I conflitti di interesse sorgono quando il personale intraprende attività al di fuori delle proprie competenze in azienda o quando predilige il proprio interesse personale.

I dipendenti, quindi, devono informare il proprio superiore gerarchico su ogni interesse personale che possa esistere in relazione allo sviluppo dei propri obblighi professionali. Per la stipula di contratti od ordini personali, i dipendenti non possono servirsi di società con le quali intrattengono rapporti commerciali come parte delle loro attività in ALSA, se da questi potrebbe derivare un qualsiasi tipo di vantaggio personale.

Il rapporto commerciale con un concorrente o cliente di ALSA, la partecipazione nella società di uno di quest’ultimi o la partecipazione ad attività aggiuntive possono portare a un conflitto che impedisce ai dipendenti di adempiere alle proprie responsabilità in ALSA. È importante che tutti noi, nello svolgimento delle nostre attività professionali, riconosciamo ed evitiamo i conflitti di interesse o semplicemente azioni riconducibili a un conflitto di interessi.

• Principio di obiettività, imparzialità e trasparenza nell’acquisizione dei fornitori.

ALSA ha adattato i propri processi di selezione e acquisizione dei fornitori a criteri di obiettività, imparzialità e trasparenza. Questo principio si applicherà sempre in tutte le fasi di negoziazione e stipula di contratti commerciali.

A tal fine, ALSA si impegna a promuovere la partecipazione di una pluralità di fornitori di beni e servizi, le cui caratteristiche e condizioni offerte si adattino, in ogni circostanza, alle esigenze e alle condizioni della società definite nei documenti contrattuali, valutando sempre l’offerta più vantaggiosa.

Una volta selezionato il fornitore, i servizi legali ALSA elaboreranno o supervisioneranno il relativo contratto, che deve necessariamente comprendere la clausola di buona condotta elaborata dal Servizio di consulenza legale aziendale.

• Principio di rispetto e uguaglianza di opportunità

ALSA ritiene che la diversità rafforzi l'Organizzazione. Tutti, ossia le società appartenenti al Gruppo, i dipendenti, i clienti e i fornitori, dobbiamo contribuire a creare un ambiente di lavoro aperto e inclusivo, nonché garantire che sia i nostri colleghi che i candidati che fanno domanda di assunzione in ALSA abbiano pari opportunità. Pertanto, non dobbiamo discriminare nessuno per via delle sue caratteristiche personali, come colore della pelle, sesso, razza, religione, origine, opinione politica, orientamento sessuale, origine sociale, età o disabilità fisica o intellettuale, seguendo così i principi contemplati nella nostra Costituzione e nel resto dell’ordinamento giuridico, nonché nelle convenzioni dell'Organizzazione internazionale del lavoro, in particolare quelle relative alla parità retributiva e alla non discriminazione.

• Protezione dei diritti umani e del lavoro e lotta contro la schiavitù moderna

È volontà di ALSA svolgere le proprie attività con etica e integrità, garantendo sempre il pieno rispetto dei diritti dei propri dipendenti, in conformità alle normative nazionali e internazionali applicabili. ALSA esprime il proprio impegno e vincolo al rispetto dei diritti umani e lavorativi contemplati nelle normative nazionali e internazionali, in particolare nelle convenzioni dell'Organizzazione internazionale del lavoro sul lavoro forzato (C29), sulla libertà sindacale e la protezione del diritto sindacale (C87), sul diritto di organizzazione e di negoziazione collettiva (C98), sull'uguaglianza di retribuzione (C100), sull’abolizione del lavoro forzato (C105), sulla discriminazione (C111), sull’età minima (C138) e sulla proibizione delle forme peggiori di lavoro minorile (C182).

Di fatto, la nostra società madre, il Gruppo National Express, in quanto società di diritto inglese, è soggetta al rispetto della norma in vigore dal 2015 nel Regno Unito denominata “Modern Slavery Act”, il cui obiettivo principale è contrastare i casi di schiavitù, tratta di esseri umani e lavoro forzato. Come Divisione del Gruppo National Express, ALSA si impegna, in tal senso, ad applicare le misure necessarie per garantire il rispetto della politica adottata dal Gruppo, al fine di evitare, nell'esercizio delle sue attività e lungo tutta la catena di approvvigionamento, qualsiasi tipo di comportamento che possa essere qualificato come forma moderna di schiavitù o tratta di esseri umani.

Tutto il personale ALSA deve tenere presente la politica del Gruppo nello svolgimento delle proprie attività e in qualsiasi negoziazione con appaltatori e fornitori, assicurandosi che anche loro conoscano e rispettino la suddetta politica. Allo stesso modo, il personale dovrà segnalare eventuali comportamenti sospetti rilevati all’interno della società, attraverso i canali esistenti, in particolare attraverso la LINEA DI ASSISTENZA di cui alla sezione 8 del presente documento.

• Principio del dovere di segretezza e riservatezza

ALSA è consapevole dell'importanza del rispetto dell'obbligo al dovere di segretezza e riservatezza.

Per questo motivo, i dipendenti ALSA sottoscrivono, come obbligo lavorativo, l'adempimento del dovere di segretezza sui dati e sulle informazioni di cui vengono a conoscenza conseguentemente all'esercizio del loro lavoro.

Di conseguenza, tutti i dipendenti dovranno utilizzare i suddetti dati e informazioni esclusivamente per l'adempimento delle proprie funzioni, consentendone l’accesso esclusivamente alle persone che debbano accedervi per la stessa finalità, astenendosi dall'utilizzarli a proprio vantaggio o a vantaggio di terzi. L’obbligo di segretezza persisterà anche dopo la fine del rapporto lavorativo con la società.

• Principio di sicurezza delle informazioni

Le informazioni costituiscono una risorsa essenziale di ALSA e, di conseguenza, richiedono una protezione adeguata. ALSA riconosce l'importanza di proteggere e identificare debitamente le proprie risorse di informazione, prevenendone la distruzione, divulgazione, modifica e uso non autorizzato e impegnandosi a sviluppare, implementare, mantenere efficienti e migliorare continuamente tutte le politiche, le procedure, i controlli e le strutture organizzative di sicurezza delle informazioni necessarie a tale scopo e che garantiscano la riservatezza delle informazioni, la loro integrità e disponibilità, assicurando che gli utenti abbiano accesso solo ed esclusivamente alle informazioni richieste per l'esercizio delle loro funzioni.

Pertanto, tutti i dipendenti sono tenuti a preservare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle risorse di informazione ALSA e a rispettare le politiche e le procedure che compongono il Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni.

Di conseguenza, tutti i dipendenti dovranno utilizzare i suddetti dati e informazioni esclusivamente per l'adempimento delle proprie funzioni, consentendone l’accesso esclusivamente alle persone che debbano accedervi per la stessa finalità, astenendosi dall'utilizzarli a proprio vantaggio o a vantaggio di terzi. L’obbligo di segretezza persisterà anche dopo la fine del rapporto lavorativo con la società.

• Principio di sicurezza e protezione dell'ambiente

ALSA si impegna a raggiungere i più alti livelli di salute e sicurezza sul posto di lavoro. ALSA applica i programmi, le attività di formazione e i controlli interni necessari per la promozione continua di pratiche di lavoro sicure. Con queste pratiche intendiamo evitare qualsiasi rischio per collaboratori, clienti e comunità. A tale scopo, è necessario conoscere e rispettare tutte le procedure e le politiche di sicurezza e salute del lavoro, in particolare il Programma Driving Out Harm.

ALSA riconosce la propria responsabilità nei confronti della comunità mondiale per la protezione dell'ambiente e aspira, quindi, a essere una società ecoefficiente. Dobbiamo promuovere l'ecoefficienza in tutte le nostre attività aziendali, sforzandoci di ridurre la nostra impronta di carbonio e l’impatto ambientale globale. Inoltre siamo chiamati a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili in materia ambientale ovunque esercitiamo la nostra attività, cercando sempre di superare i requisiti di tali disposizioni laddove operiamo.

La concezione del trasporto incentrata su una visione globale e la costante soddisfazione del cliente sono le basi su cui ALSA sviluppa la propria attività in funzione dei seguenti VALORI: ECCELLENZA, SICUREZZA, CLIENTI, PERSONE e COMUNITÀ. I suddetti principi e valori, che devono guidare ogni nostra azione, dovranno essere adottati da tutte le linee commerciali ALSA e opportunamente trasmessi dai responsabili a tutto il personale della società. L'identificazione con la nuova Visione e i Valori servirà da guida per tutte le nostre linee commerciali, faciliterà il processo decisionale e rafforzerà la nostra posizione di operatore leader nel mercato dei trasporti.

6. SITUAZIONI CONTRARIE AL CODICE ETICO E DELLE BUONE PRATICHE.

Il Codice tratta possibili dilemmi etici e legali, ma non può contemplare tutte le eventuali situazioni che possono presentarsi. Se ci troviamo di fronte a una situazione difficile, è possibile che il Codice, nonché le procedure e le politiche corrispondenti siano sufficienti a guidarci. Tuttavia, in situazioni più complesse potrebbe essere necessario cercare ulteriori indicazioni guida. Ognuno di noi è responsabile di procurarsi il supporto necessario.

Pertanto, qualsiasi azione contraria alle disposizioni delle sezioni qui descritte, dovrà essere segnalata alla società il prima possibile, attraverso i canali di cui al punto 8 del presente documento.

6.1 Sicurezza e legalità nelle operazioni

Si considerano azioni contrarie alla sicurezza e alla legalità nelle operazioni tutte quelle azioni e/o omissioni che, nello svolgimento della prestazione lavorativa, compromettano l’interesse di NEG e/o della Divisione ALSA.

Il personale della Divisione ALSA dovrà sempre agire nell'interesse di NEG, facendo un uso adeguato dei mezzi messi a sua disposizione e prevenendo azioni che potrebbero essere dannose per NEG.

I dipendenti proteggeranno e si prenderanno cura dei beni della società di cui dispongono o per i quali godano di accesso autorizzato, utilizzandoli in modo appropriato ai fini delle funzioni per le quali gli siano stati messi a disposizione.

I dipendenti sono tenuti a rispettare tutte le normative applicabili nell'adempimento dei loro doveri e obblighi di lavoro. In tal senso, poiché la nostra attività principale è la fornitura di servizi di trasporto pubblico di passeggeri, è di vitale importanza il rispetto più completo e rigoroso delle norme che disciplinano il trasporto su strada. Pertanto, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, si considererà violazione del presente Codice:

- La manipolazione del tachigrafo o dei suoi elementi, del limitatore di velocità o di altri strumenti o mezzi di controllo di cui esiste l'obbligo di trasporto sul veicolo, finalizzata all’alterazione del loro normale funzionamento.

- L’assenza del tachigrafo, del limitatore di velocità o dei suoi elementi o di altri strumenti o mezzi di controllo di cui esiste l'obbligo di trasporto sul veicolo.

- La falsificazione di fogli di registrazione, carte del conducente o altri elementi o mezzi di controllo di cui esiste l'obbligo di trasporto sul veicolo, nonché la falsificazione del loro contenuto o l’alterazione dei dati obbligatori del foglio di registrazione o della carta del conducente.

- Il mancato inserimento del rispettivo foglio di registrazione o della carta del conducente nel tachigrafo, quando obbligatorio, l’inserimento del foglio di registrazione senza il nome e il cognome del conducente o l’inserimento di fogli di registrazione o carte appartenenti a un altro conducente.

- L’assenza dei fogli di registrazione del tachigrafo, della carta del conducente o di altri documenti stampati di cui esiste l'obbligo di trasporto sul veicolo. - La mancanza delle annotazioni manuali obbligatorie relative all'attività del conducente quando il tachigrafo è danneggiato.

- L'uso del foglio di registrazione per giorni diversi con sovrapposizione di registri che ne impediscano la lettura.

- L'uso nel tachigrafo di più di un foglio di registrazione nello stesso giorno da parte della stessa persona, tranne quando si cambi veicolo e il foglio di registrazione usato nel tachigrafo del primo veicolo non sia omologato per l’uso nel secondo.

- La mancanza di rispetto, sia verbale che comportamentale, nei confronti degli utenti da parte del personale della società nel trasporto di passeggeri.

- La mancata comunicazione alla società dello smarrimento della patente di guida o di qualsiasi altra qualifica richiesta per lo svolgimento delle proprie funzioni professionali.

- Recarsi a lavoro o svolgerlo sotto l’effetto di alcol o sostanze stupefacenti o psicotrope.

- Qualsiasi comportamento negligente o intenzionale che metta in pericolo la sicurezza fisica o l'integrità propria o di altre persone (colleghi, viaggiatori, pedoni o altri conducenti, terzi in generale) o dei beni della società.

6.2 Corruzione

Qualsiasi azione od omissione che generi o possa generare un’eventuale situazione di corruzione e/o subornazione dovrà essere immediatamente segnalata alla società.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, si considera azione contraria al presente Codice, la corruzione e i tangenti, il traffico di influenze, ecc. e altre azioni con caratteristiche simili tipizzate nel Codice Penale spagnolo.

In conformità alla normativa vigente, non dobbiamo mai offrire, suggerire, autorizzare o promettere alcun tipo di subornazione o favore a un funzionario pubblico al fine di ottenere o mantenere un'operazione commerciale o un vantaggio indebito. Allo stesso modo, non dobbiamo mai chiedere o accettare tangenti o favori da un funzionario pubblico. Inoltre, non dobbiamo mai assumere qualcuno per fare qualcosa che non si possa fare in modo etico o legale. Coinvolgere terzi per effettuare indirettamente un pagamento illecito costituisce una violazione delle leggi anticorruzione.

Considerata la rilevanza e trascendenza pubblica negli ultimi tempi di determinate condotte e comportamenti in ambito aziendale che potrebbero generare rifiuto sociale e, in alcuni casi, la commissione di un atto illegale, ai fini del presente Codice, per corruzione, traffico di influenze, subornazione e funzionario pubblico si intenderanno:

Corruzione

L'offerta o la consegna di un regalo o di una retribuzione di qualsiasi altro tipo a un'autorità, a un funzionario pubblico o persona che partecipi all'esercizio della funzione pubblica affinché compia un atto contrario ai doveri inerenti alla sua posizione o un atto proprio delle sue funzioni.

Corruzione tra privati

L'offerta, la promessa o la consegna di un beneficio o vantaggio di qualsiasi natura non giustificata, nonché la sua richiesta e accettazione, a dirigenti, amministratori, dipendenti o collaboratori di una società, associazione, fondazione od organizzazione per essere avvantaggiati rispetto ad altri, non adempiendo ai propri obblighi nell'acquisizione o la vendita di merci o nell’acquisizione di servizi professionali.

Traffico di influenze

Influenzare un funzionario pubblico o un'autorità avvalendosi di qualsiasi situazione derivante dal proprio rapporto personale con questi o con un altro funzionario pubblico o autorità per ottenere una risoluzione che gli possa procurare direttamente o indirettamente un vantaggio economico per se stesso o per terzi.

Subornazione

La promessa, offerta o consegna, diretta o indiretta, di qualsiasi incentivo monetario o di altro tipo a una persona, in modo che quest'ultima, in violazione dei suoi obblighi, agisca o non agisca per ottenere o mantenere un'operazione commerciale o vantaggio illecito nella realizzazione di un'attività commerciale.

Funzionario pubblico

Una persona che occupa un ufficio legislativo, amministrativo o giudiziario in un determinato paese (compresi tutti gli organismi e gli organi governativi, nazionali o locali), sia per nomina che per elezione. Qualsiasi persona che eserciti una funzione pubblica per un paese specifico, comprese agenzie e aziende pubbliche. Qualsiasi agente o rappresentante di un'organizzazione pubblica internazionale. Comprende anche candidati a cariche politiche, impiegati, membri o partiti politici.

6.3 Crimini economici

Qualsiasi azione od omissione che, ai sensi del Codice Penale spagnolo, generi o possa generare un sospetto di commissione di un reato economico, a condizione che sia effetto di malafede, dovrà immediatamente essere segnalato alla società. A tal fine, per crimini economici si intendono truffe, insolvenze punibili, crimini contro la finanza pubblica e la sicurezza sociale, falsificazione di certificati, appropriazione indebita e altre azioni di caratteristiche analoghe tipizzate nel Codice Penale spagnolo.

Considerata la particolarità e la complessità di questa materia, il Comitato di conformità sarà a disposizione di tutti i dipendenti per risolvere eventuali dubbi su eventuali eventi tipizzabili in questa categoria.

6.4 Pratiche anticoncorrenziali

Qualsiasi azione od omissione che generi o possa generare un presunto reato di concorrenza sleale, nonché altre pratiche anticoncorrenziali, descritte nella normativa, dovrà immediatamente essere segnalata alla società.

Solo una concorrenza equa e integrata consente ai mercati di svilupparsi liberamente.

Tutti i dipendenti sono vincolati dalle regole della concorrenza leale. Determinare se una questione è soggetta alla normativa antitrust può presentare difficoltà, principalmente a causa del fatto che le norme possono variare da paese a paese e da un caso all'altro. In ogni caso, i dipendenti non devono ottenere informazioni sulla concorrenza attraverso spionaggio industriale, subornazione, furto o intercettazioni elettroniche o comunicare intenzionalmente informazioni false sui concorrenti o sui loro prodotti o servizi.

6.5 Scoperta e divulgazione di segreti

Qualsiasi azione od omissione che, ai sensi del Codice Penale spagnolo, generi o possa generare un presunto reato di scoperta e divulgazione di segreti (informazioni privilegiate) dovrà immediatamente essere segnalata alla società.

Si considerano informazioni privilegiate tutte le informazioni non pubbliche riguardanti ALSA. Le informazioni privilegiate possono essere acquisite in conseguenza della posizione e delle responsabilità di un dipendente o involontariamente e comprendono informazioni non pubbliche, quali: risultati e/o budget finanziari, dividendi, fusioni o acquisizioni, cessioni, concessioni di contratti o piani strategici, informazioni relative a contenziosi, modifiche di gestione, contratti e rapporti commerciali.

Le informazioni privilegiate non devono essere pubblicate o rese disponibili a terzi senza previa autorizzazione. La pubblicazione di informazioni privilegiate è vietata quando ha luogo al di fuori dell'ambito usuale delle funzioni lavorative o dell'adempimento di altri obblighi per conto di ALSA. Ciò vale sia per le informazioni pubblicate all'interno di ALSA sia per quelle pubblicate al di fuori di ALSA, compresi giornalisti, analisti finanziari, clienti, consulenti, familiari e amici. Inoltre, i dipendenti devono sempre assicurarsi che i supporti contenenti informazioni privilegiate siano conservati in modo tale che le persone non autorizzate non possano accedervi.

6.6 Proprietà intellettuale e industriale, danni derivati dall'uso indebito di strumenti di lavoro.

Qualsiasi azione od omissione che generi o possa generare un presunto reato contro la proprietà intellettuale o danni al sistema informatico della società dovrà immediatamente essere segnalata alla società.

I dipendenti rispetteranno la normativa sulla proprietà intellettuale e sul diritto di utilizzo che spetta a NEG e/o ALSA in quanto a licenze, progetti, programmi e sistemi informatici, attrezzature, tecnologia, “know-how” e, in generale, altri lavori e opere sviluppati o creati da NEG e/o ALSA.

I dipendenti si asterranno dall'utilizzare, a proprio vantaggio, opportunità commerciali che sono di interesse di NEG e/o ALSA.

I dipendenti dovranno rispettare le norme specifiche che disciplinano l'uso della posta elettronica, l'accesso a Internet o altri mezzi a loro disposizione, senza comunque dare luogo a casi di uso indebito.

I dipendenti si impegnano a rispettare i loro obblighi di dovere di segretezza e riservatezza per quanto riguarda i dati e le informazioni di cui vengono a conoscenza come conseguenza del normale svolgimento e adempimento del rapporto di lavoro. Tale obbligo rimarrà in vigore anche dopo la fine del rapporto lavorativo in azienda.

7. NORME DI APPLICAZIONE PER REGALI-OSPITALITÀ/CONTRIBUTI POLITICI E SPONSORIZZAZIONI

In quanto alla cortesia aziendale, i regali e l'ospitalità offerti o ricevuti da clienti, fornitori e altri partner sono una pratica diffusa per incoraggiare i buoni rapporti e mostrare apprezzamento per il trattamento professionale. In ogni caso, la suddetta cortesia non dovrà influenzare, o dare l'impressione di influenzare, nessuna decisione commerciale.

In nessun caso saranno ammessi regali in denaro e/o titoli in denaro.

In tali circostanze, dobbiamo farci guidare dal buon senso, dalla discrezione e dalla prudenza. Per quanto riguarda la consegna e/o la ricezione di regali e/o manifestazioni di ospitalità, come biglietti per eventi, viaggi, alloggi e altri, questi non potranno ammontare a un valore superiore a 150 euro o al loro valore equivalente. In ogni caso, si pondererà la frequenza dei suddetti regali/ospitalità. In caso di dubbi, consultare il proprio superiore gerarchico, il Comitato di conformità o il Servizio di consulenza legale aziendale.

Di conseguenza, il personale ALSA ha l'obbligo di inviare all'indirizzo e-mail buzon.compliance@alsa.es informazioni su eventuali regali o manifestazioni di ospitalità, il cui valore economico sia compreso tra 100 e 150 euro, secondo il modello che è stato messo a sua disposizione. Tali informazioni comprendono regali/manifestazioni di ospitalità ricevuti come dipendenti ALSA, nonché quelli offerti a terzi, per conto della società o per nostro conto in qualità di personale ALSA. Sono esclusi solo i regali di Natale inviati, la cui consegna è organizzata centralmente dalla società.

ALSA non effettua contributi politici. In qualità di membro responsabile della società, ALSA effettua donazioni monetarie o di servizi per l'istruzione, la cultura e i progetti di interesse sociale e umanitario. Le sponsorizzazioni di cui ALSA ottiene pubblicità non sono considerate donazioni, né si considerano donazioni i contributi alle associazioni dei datori di lavoro né le quote associative in organizzazioni che servono interessi commerciali. Alcune donazioni sono sempre proibite, comprese le donazioni a: (1) persone e organizzazioni a scopo di lucro; (2) donazioni effettuate su conti correnti privati; (3) donazioni alle organizzazioni i cui obiettivi sono incompatibili con i principi aziendali di ALSA; o (4) donazioni che potrebbero compromettere la reputazione di ALSA.

Tutte le donazioni devono essere trasparenti. Ciò implica che l'identità del destinatario e l'uso previsto delle donazioni devono essere trasparenti e che la loro ragione e obiettivo devono essere giustificati, documentati e approvati conformemente alle norme interne.

Per sponsorizzazione si intende qualsiasi contributo apportato da ALSA, in denaro o in natura, a un evento organizzato da terzi come corrispettivo per pubblicizzare il marchio ALSA.

Tutte le sponsorizzazioni devono essere trasparenti, documentate per iscritto e devono perseguire scopi aziendali legittimi e proporzionati, ossia non eccessivi, alla controprestazione offerta dall'organizzatore dell'evento.

8. PROCEDURA DI PRESENTAZIONE DELLE SEGNALAZIONI. CANALE “LINEA DI ASSISTENZA”.

Tutti i dipendenti ALSA che abbiano un ragionevole sospetto dell'esistenza di una condotta, atto od omissione che violi il presente Codice può, in prima istanza, risolvere qualsiasi dubbio o problema o effettuare le apposite segnalazioni tramite il proprio superiore gerarchico o il Comitato di conformità.

Allo stesso modo, se per qualsiasi motivo il dipendente non ritenga appropriato o possibile richiedere il supporto di una di queste persone, può richiedere informazioni ed effettuare le sue segnalazioni tramite il sistema LINEA DI ASSISTENZA.

Il sistema LINEA DI ASSISTENZA è disponibile per tutti i dipendenti e il suo utilizzo può essere esteso ad altre persone se autorizzato dal Consiglio di amministrazione e consentito dalla normativa.

Per aumentare la riservatezza del sistema, ALSA ha deciso di esternalizzare la gestione della linea telefonica che riceverà le segnalazioni tramite un fornitore esterno specializzato in questo tipo di servizi. Le segnalazioni saranno trattate in un ambiente sicuro, da un numero ristretto di dipendenti del fornitore di servizi, che avranno ricevuto un'apposita formazione professionale.

ALARES SOCIAL CEE S.A. (ALARES) è la società incaricata della gestione del numero telefonico a cui i dipendenti possono segnalare le condotte che contravvengono alle disposizioni del presente documento.

L'uso della LINEA DI ASSISTENZA è completamente volontario e sarà disciplinato dalle seguenti condizioni d'uso:

I dipendenti che abbiano ragionevoli sospetti della commissione di qualsiasi irregolarità o atto contrario alla legge vigente o alle norme comportamentali del presente Codice Etico, comunicheranno la presunta irregolarità di cui sono venuti a conoscenza attraverso il canale telefonico LINEA DI ASSISTENZA 900.901.427.

Il telefono è gratuito ed è disponibile dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 14:00.

Il dipendente dovrà identificarsi opportunamente in quanto non sono ammesse in alcun caso denunce anonime. Il sistema registrerà i dati del denunciante e del denunciato, i fatti denunciati e il risultato delle indagini.

ALSA farà quanto in suo potere per proteggere l'identità di tutti i dipendenti che utilizzano il Canale LINEA DI ASSISTENZA, conformemente alla risoluzione della questione e alle normative applicabili.

In ogni caso, l'identità dell'informatore sarà considerata informazione riservata e in nessun caso la sua identità sarà comunicata al soggetto denunciato o a terzi. Tutte le segnalazioni saranno esaminate tempestivamente e in dettaglio, in conformità alle normative applicabili.

I risultati delle indagini su qualsiasi questione presentata attraverso il sistema saranno comunicati tramite ALARES al Comitato di conformità.

Al ricevimento di una relazione da parte del fornitore esterno, il Comitato di conformità effettuerà una prima analisi e valutazione della relazione e deciderà chi deve esserne informato. Inoltre, fornirà una risposta appropriata entro le tempistiche opportune.

Il Comitato di conformità è anche responsabile della supervisione di eventuali azioni correttive, che possono comprendere procedimenti disciplinari, in conformità alle normative nazionali.

Una volta presa la decisione di indagare su una segnalazione, il Comitato di conformità avviserà le persone coinvolte nella segnalazione, al fine di consentirgli di poter esercitare immediatamente ogni proprio diritto, compreso il diritto di difesa. Tuttavia, il Comitato di conformità ha il diritto di adottare misure precauzionali, ad esempio, le misure necessarie per evitare la distruzione delle prove in relazione alla segnalazione, prima di notificarla alle persone coinvolte.

Il Comitato di conformità può rispondere e mettersi in contatto con la persona che ha effettuato la segnalazione tramite il fornitore esterno. Il Comitato di conformità comunicherà immediatamente al dipendente che ha effettuato la segnalazione i risultati dell'indagine tramite il fornitore esterno. Il fornitore esterno otterrà a sua volta la reazione del dipendente in merito alle informazioni comunicate dal Comitato di conformità.

Nei casi in cui non sia possibile verificare l'identità del denunciante a causa dell’uso di un nome falso, la denuncia presentata sarà immediatamente invalidata.

Spetterà al Servizio orizzontale delle Risorse Umane prendere decisioni sull'avvio di procedimenti disciplinari contro l'autore del reato in base ai risultati dell'indagine.

Nel caso in cui l'indagine dimostri che la denuncia sia stata presentata in modo ingiustificato o intrapresa per ragioni indebite o in malafede o senza un impegno ragionevole e probabile, il Comitato di conformità potrà prendere provvedimenti disciplinari nei confronti del denunciante.

9. POLITICA DISCIPLINARE. CONSEGUENZE.

Fatti salvi gli effetti di carattere penale delle pratiche la cui esistenza sia stata dimostrata come certa, l'identificazione, da parte del Comitato di conformità, delle condotte tipizzate nella normativa del lavoro applicabile (Statuto dei Lavoratori, Contratto Collettivo o Lodo, ecc.) come suscettibili di sanzione, comporterà l'avvio da parte della Direzione delle Risorse Umane del relativo processo disciplinare contro la persona o le persone di cui sia stato accreditato il coinvolgimento in tali condotte.

Il suddetto processo si avvierà con l'apertura, laddove necessario, secondo la norma di riferimento, di un provvedimento disciplinare. Successivamente alla sua elaborazione, se applicabile, sarà applicata la sanzione lavorativa in conformità alla legge e ai criteri organizzativi interni.

In ogni caso, la Direzione delle Risorse Umane rispetterà tutte le garanzie legali.

10. PROTEZIONE DELL'OCCUPAZIONE

La società apprezza l'aiuto dei dipendenti che decidano di segnalare eventuali irregolarità. A tal fine, adotterà le misure necessarie per proteggere i dipendenti che, in buona fede, notifichino, tramite il Processo di segnalazione interna (LINEA DI ASSISTENZA), l’esistenza di situazioni illegali o azioni irregolari protette dal presente Codice, anche se tali dichiarazioni o informazioni risultassero essere imprecise.

ALSA non tollererà nessuna rappresaglia nei confronti dei dipendenti che segnalino qualsiasi problema in buona fede e/o che aiutino nell'indagine di possibili infrazioni del Codice. Buona fede significa comunicare una situazione senza malizia, senza cercare vantaggi personali e con ragioni ben fondate che ne possano accreditare la veridicità.

11. TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI. DOVERE DI SEGRETEZZA E RISERVATEZZA

La società garantisce il rispetto della legge spagnola sulla protezione dei dati personali (LOPD), in vigore in ogni momento, e del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (RGPD). In particolare, garantisce l'adempimento dell'obbligo di segretezza e riservatezza, adottando le apposite misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tutto ciò, al fine di prevenire l'alterazione, la perdita o l'alterazione accidentale o illecita di dati, la comunicazione o l'accesso non autorizzato a tali dati, tenendo conto dello stato della tecnologia, della natura dei dati personali memorizzati e dei rischi a cui sono esposti, sia per via dell'azione umana che dell'ambiente fisico o naturale, e al fine di ottemperare in ogni momento al dovere di riservatezza e segretezza professionale che impone l'attuale normativa sulla protezione dei dati.

La raccolta, l'uso, il trattamento e la conservazione dei dati personali dei clienti vengono effettuati garantendo, in qualsiasi momento, il diritto alla privacy e il rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Al fine di potere difendere correttamente i suoi interessi, la persona denunciata sarà informata il prima possibile dei fatti denunciati, dei destinatari delle informazioni, del dipartimento responsabile del sistema e dei suoi diritti di protezione dei dati.

I dati saranno cancellati entro un periodo massimo di due mesi dopo la fine delle indagini qualora i fatti non siano stati dimostrati. In caso di azioni legali, i dati saranno conservati fino a quando non saranno necessari alla società per l'esercizio dei propri diritti in tribunale.

Per esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del loro trattamento od opposizione, nonché il diritto alla portabilità dei dati, se del caso, sarà possibile scrivere a ALSA GRUPO, S.L.U., Calle Miguel Fleta, 4, 28037, Madrid (Spagna) o inviare un’e-mail all'indirizzo e-mail asesoria@alsa.es, allegando, per l'esercizio del diritto richiesto, in entrambi i casi, fotocopia della propria carta d’identità o documento equivalente legalmente valido che consenta di attestare la propria identità. Inoltre, qualora si ritenga che i propri dati siano stati trattati in modo inadeguato, sarà possibile rivolgersi al Delegato della protezione dei dati (dpo@alsa.es) o presentare un reclamo all'Agenzia spagnola per la protezione dei dati, Calle Jorge Juan, 6, 28001, Madrid (Spagna). La società garantisce il rispetto della Legge organica 15/1999, del 13 dicembre, sulla protezione dei dati personali, e in particolare l'adempimento dell'obbligo di dovere di segretezza e riservatezza, adottando le misure di sicurezza previste nel Regio Decreto spagnolo 1720/2007, del 21 dicembre, che approva il regolamento sull’attuazione della LOPD.